Πολιτική του Κ.Ε.Σ. αναφορικά με τη λειτουργία των συστημάτων βιντεοεπιτήρησης
-
Σκοπός και πεδίο εφαρμογής της πολιτικής βιντεοεπιτήρησης
Για λόγους ασφαλείας και προστασίας του προσωπικού του, των επισκεπτών, των γραφειακών χώρων, των περιουσιακών στοιχείων και πληροφοριών του καθώς και για υλικοτεχνικούς λόγους, το Κ.Ε.Σ. προστατεύει τις εγκαταστάσεις του με σύστημα βιντεοεπιτήρησης και, συγκεκριμένα, με κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης.
Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ. λαμβάνει εικόνα από φυσικά πρόσωπα και ως εκ τούτου προβαίνει στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Ως υπεύθυνος επεξεργασίας, το Κ.Ε.Σ. έχει όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το θεσμικό πλαίσιο περί προστασίας δεδομένων, όπως υποχρέωση ικανοποίησης των δικαιωμάτων ενημέρωσης, πρόσβασης και αντίρρησης των υποκειμένων των δεδομένων, υποχρέωση τήρησης του απορρήτου και της ασφάλειας της επεξεργασίας.
Η παρούσα πολιτική περιγράφει το σύστημα βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ. και ορίζει τα μέτρα ασφαλείας που λαμβάνονται για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, του δικαιώματος της ιδιωτικότητας και των άλλων θεμελιωδών δικαιωμάτων και εννόμων συμφερόντων των φυσικών προσώπων που βιντεοσκοπούνται από τις κάμερες βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ.
Επισημαίνεται ότι η παρούσα πολιτική δεν περιλαμβάνει:
- Τη λειτουργία συστημάτων τηλεδιάσκεψης, καταγραφή σε οπτικοακουστικό υλικό μιας εκδήλωσης (λ.χ. συνέδριο, σεμινάριο), βιντεοσκόπηση που γίνεται για παραγωγή υλικού ή αναμετάδοση μίας εκδήλωσης στο πλαίσιο της επικοινωνίας του Κ.Ε.Σ. με τον Τύπο και το κοινό.
- Τη λήψη εικόνας ή/και ήχου από κάμερες χειρός, φωτογραφικές μηχανές, συσκευές κινητού τηλεφώνου ή άλλα συστήματα ελέγχου εισόδου χωρίς καταγραφή, που ενεργοποιούνται κατόπιν συγκεκριμένης ενέργειας του χρήστη τους (λ.χ. θυροτηλέφωνα - θυροτηλεοράσεις), δεδομένου ότι δεν πραγματοποιείται συνεχής λήψη εικόνας ή/και ήχου.
Για λόγους διαφάνειας, η παρούσα πολιτική διατίθεται στον ιστότοπο του Κ.Ε.Σ. αλλά και έντυπα στις εγκαταστάσεις του. -
Συμμόρφωση της πολιτικής βιντεοεπιτήρησης με το θεσμικό πλαίσιο περί προστασίας δεδομένων
Η παρούσα πολιτική εφαρμόζει στη λειτουργία των συστημάτων βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ. τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ)), τον Ν. 4624/2019, την Οδηγία 1/2011 «Χρήση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης για την προστασία προσώπων και αγαθών» της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ), καθώς και τις Κατευθυντήριες γραμμές 3/2019 του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέσω βιντεοσυσκευών.
Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ. εγκαταστάθηκε για λόγους ασφαλείας και γνωστοποιήθηκε στην ΑΠΔΠΧ την 11/12/2012 σύμφωνα με την τότε ισχύουσα νομοθεσία.
Το Κ.Ε.Σ. διαμόρφωσε την παρούσα πολιτική αφού κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το υφιστάμενο σύστημα βιντεοεπιτήρησης εξακολουθεί να είναι απολύτως απαραίτητο και το επιδιωκόμενο επίπεδο ασφαλείας και προστασίας προσώπων και αγαθών του Κ.Ε.Σ. δεν μπορεί να επιτευχθεί με άλλα ηπιότερα μέσα.
Προκειμένου να ενισχυθεί η προστασία της ιδιωτικής ζωής, το Κ.Ε.Σ. έχει προβλέψει τα ακόλουθα:
- Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης δεν αποσκοπεί στη λήψη (π.χ. με μεγέθυνση ή με ειδική στόχευση) ή σε άλλη επεξεργασία εικόνων που αποκαλύπτουν «ειδικές κατηγορίες δεδομένων».
- Οι κάμερες βιντεοεπιτήρησης είναι σταθερές, δεν έχουν τη δυνατότητα στρέψης και εστίασης σε πραγματικό χρόνο.
- Η μετάδοση της εικόνας γίνεται μέσω του κλειστού δικτύου του Κέντρου σε περιορισμένο και νομιμοποιούμενο προς τούτο αριθμό αποδεκτών, όπως περιγράφονται στο παρόν. Σε καμία άλλη περίπτωση, δεν μεταδίδονται δεδομένα μέσω διαδικτύου.
- Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης δεν διαθέτει μικρόφωνα και δεν λαμβάνει, μεταδίδει ούτε επεξεργάζεται δεδομένα ήχου.
- Η διάρκεια αποθήκευσης του μαγνητοσκοπημένου υλικού περιορίζεται σε χρονικό διάστημα έως και 12 εργάσιμων ημερών.
- Η πρόσβαση στα δεδομένα βιντεοεπιτήρησης περιορίζεται αυστηρά σε συγκεκριμένο και μικρό αριθμό χειριστών, ειδικά εκπαιδευμένων.
-
Χώροι που βιντεοεπιτηρούνται
Έχει τοποθετηθεί 1 κάμερα στην είσοδο/έξοδο του Κέντρο στο ισόγειο καθώς και στους εξής χώρους: 1 κάμερα στην Αίθουσα Εκδηλώσεων στο ισόγειο, 1 κάμερα στην Ψηφιακή Βιβλιοθήκη στον πρώτο όροφο, 1 κάμερα στην Αίθουσα Σεμιναρίων/Αναγνωστήριο στον δεύτερο όροφο, 1 κάμερα στην σοφίτα του τρίτου ορόφου, ήτοι σε σημεία που έχουν σημασία για τους επιδιωκόμενους σκοπούς της βιντεοεπιτήρησης. Δεν έχουν τοποθετηθεί κάμερες του Κ.Ε.Σ. σε ανοιχτούς χώρους και, έτσι, δεν λαμβάνεται εικόνα από εξωτερικό δημόσιο χώρο, όπως δρόμο, πεζοδρόμιο, κ.λπ.
Η παρακολούθηση εντός των εγκαταστάσεων του Κ.Ε.Σ. περιορίζεται στο ελάχιστο δυνατό. Δεν λαμβάνεται εικόνα από χώρους στους οποίους η εγκατάσταση συστημάτων βιντεοεπιτήρησης απαγορεύεται γιατί υπάρχουν αυξημένες προσδοκίες ιδιωτικότητας, όπως για παράδειγμα χώρους και προθαλάμους τουαλετών, κ.λπ. Το σύστημα δεν χρησιμοποιείται για την επιτήρηση των εργαζομένων εντός των γραφείων εργασίας τους. Όσον αφορά τις κάμερες για την παρακολούθηση της κίνησης στις εισόδους/εξόδους, το πεδίο λήψης περιορίζεται στην επιτήρηση αυτών των χρήσεων. Επιπλέον των χώρων εισόδου και εξόδου, εικόνα λαμβάνεται μόνο από συγκεκριμένους χώρους όπου απαιτείται υψηλή ασφάλεια.
Επιπλέον, για λόγους ασφαλείας, λειτουργούν σε εικοσιτετράωρη βάση επτά (7) ημέρες την εβδομάδα προκειμένου να εξασφαλίζεται αυξημένη προστασία των χώρων.
-
Δεδομένα βιντεοεπιτήρησης και σκοπός συλλογής και επεξεργασίας τους
Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ. καταγράφει την κίνηση στον επιτηρούμενο χώρο σε συνδυασμό με την ημερομηνία και την ώρα. Η εικόνα από τις κάμερες που λειτουργούν την οιαδήποτε χρονική στιγμή είναι διαθέσιμη σε πραγματικό χρόνο στα γραφεία του προσωπικού.
Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης χρησιμοποιείται αποκλειστικά και μόνο για λόγους ασφαλείας και προστασίας των εγκαταστάσεών του, του προσωπικού, των επισκεπτών, των περιουσιακών στοιχείων και των πληροφοριών του. Το σύστημα αυτό δεν χρησιμοποιείται για άλλους σκοπούς πέραν των παραπάνω. Τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω του συστήματος δεν χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της εργασίας του προσωπικού, την αξιολόγηση της συμπεριφοράς και της αποδοτικότητας των εργαζομένων.
-
Προστασία των δεδομένων βιντεοεπιτήρησης
Πρόσβαση στο σύστημα βιντεοεπιτήρησης και στα αποθηκευμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αυτό συλλέγει έχει μικρός αριθμός σαφώς καθορισμένων προσώπων και, συγκεκριμένα, ο Εκτελεστικός Διευθυντής του Κέντρου, η Μάνατζερ Διοικητικών και Λογιστικών Θεμάτων καθώς και η συνεργαζόμενη με το Κέντρο εταιρία παροχής υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης των συστημάτων και δικτύων, η οποία επεξεργάζεται τα δεδομένα ως Εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του Κέντρου και σύμφωνα με τις εντολές του. Το Κέντρο χρησιμοποιεί ως εξωτερικό συνεργάτη εταιρία αποκλειστικά και μόνο για τη συντήρηση και τυχόν επισκευή σε περίπτωση βλάβης του συστήματος βιντεοεπιτήρησης, εξαγωγή αποσπασμάτων των καταγραφών εφόσον διαπιστώνεται εγκληματική ενέργεια και τη διαγραφή των καταγραφών μετά την πάροδο 12 εργάσιμων ημερών. Πέραν τούτων, πρόσβαση μόνο, όμως, στις εικόνες σε πραγματικό χρόνο έχει και το προσωπικό του Κέντρου για λόγους ασφαλείας.
Πέραν του προαναφερόμενου κύκλου προσώπων που έχουν πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος λόγω του ρόλου τους και αναφορικά με τις σχετικές με τα καθήκοντά τους πληροφορίες, τα δεδομένα δεν κοινοποιούνται ούτε διαβιβάζονται σε τρίτους παρά μόνο κατόπιν σχετικού αιτήματος ενδιαφερομένων και συγκατάθεσης των ατόμων που απεικονίζονται στα σχετικά αρχεία. Εξαίρεση αποτελούν περιπτώσεις που αρμόδιες δικαστικές, εισαγγελικές και αστυνομικές αρχές ζητούν νομίμως δεδομένα κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, ενώ επίσης επιτρέπεται διαβίβαση στο πρόσωπο που απεικονίζεται στα τηρούμενα αρχεία ως θύμα ή δράστης αξιόποινης πράξης.
Επιπλέον, το Κ.Ε.Σ. προστατεύει την ασφάλεια του συστήματος βιντεοεπιτήρησης λαμβάνοντας τα ακόλουθα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα. Οι εικόνες από τις κάμερες καταγράφονται και αποθηκεύονται για χρονική περίοδο 12 εργάσιμων ημερών, ήτοι μικρότερη των δεκαπέντε (15) εργάσιμων ημερών που ορίζει η Οδηγία της ΑΠΔΠΧ. Μετά το πέρας αυτής της χρονικής περιόδου, οι αποθηκευμένες εικόνες διαγράφονται αυτόματα και τμηματικά, έτσι ώστε στη θέση τους να εγγραφούν οι νέες εικόνες της νέας περιόδου. Σε περίπτωση συμβάντος που συνδέεται με την ασφάλεια, το σχετικό μαγνητοσκοπημένο υλικό μπορεί να διατηρηθεί πέραν των 12 ημερών, δηλαδή τα δεδομένα μπορούν να εξάγονται από το σύστημα και να τηρούνται σε ξεχωριστό αρχείο μέχρι 30 ημέρες. Αν το συμβάν αφορά τρίτον, η τήρηση των εικόνων μπορεί να γίνεται μέχρι 3 μήνες.
-
Ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων για τη βιντεοεπιτήρηση
Το Κ.Ε.Σ. ενημερώνει το κοινό αναφορικά με τη βιντεοεπιτήρηση των χώρων του με τους εξής τρόπους:
- Σε όλους τους χώρους όπου υπάρχει κάμερα βιντεοεπιτήρησης, σε μέρος εμφανές αναρτάται ευδιάκριτη ενημερωτική πινακίδα/ειδοποίηση ότι ο χώρος επιτηρείται από κλειστό κύκλωμα με σκοπό την προστασία προσώπων και αγαθών. Στις πινακίδες αναφέρεται ότι η βιντεοσκόπηση γίνεται για λογαριασμό του Κ.Ε.Σ. που είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ότι για περισσότερες πληροφορίες το υποκείμενο μπορεί να επικοινωνήσει με τον Εκτελεστικό Διευθυντή και την Μάνατζερ Διοικητικών και Λογιστικών Θεμάτων του Κ.Ε.Σ.
- Η παρούσα πολιτική του Κ.Ε.Σ. αναρτάται στην ιστοσελίδα του για όσους επιθυμούν να ενημερωθούν για την πρακτική του στα θέματα της βιντεοεπιτήρησης. Έντυπες πληροφορίες διατίθενται, επίσης, στην είσοδο/έξοδο (ισόγειο), στην ψηφιακή βιβλιοθήκη (πρώτος όροφος), στη αίθουσα σεμιναρίων/αναγνωστήριο (δεύτερος όροφος) και στη σοφίτα (τρίτος όροφος) του Κ.Ε.Σ.
-
Εξωτερικοί εκτελούντες επεξεργασία
Το Κ.Ε.Σ. χρησιμοποιεί εξωτερικούς συνεργάτες για την παροχή υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης των συστημάτων ασφαλείας μέσω κυκλώματος βιντεοεπιτήρησης. Η επεξεργασία αυτή περιλαμβάνει επισκέψεις του κάθε αναδόχου στους γραφειακούς χώρους του Κ.Ε.Σ. και έλεγχο των κυκλωμάτων συστήματος καθώς και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογισμικού ελέγχου και καταγραφής. Οι εν λόγω εξωτερικοί συνεργάτες/εκτελούντες επεξεργασία δεσμεύονται από γραπτή σύμβαση που διασφαλίζει το απόρρητο και την ασφάλεια της επεξεργασίας.
-
Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων βιντεοεπιτήρησης
Τα υποκείμενα των δεδομένων βιντεοεπιτήρησης του Κ.Ε.Σ. δύνανται να ασκήσουν κάθε δικαίωμα που προβλέπεται από την κείμενη νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα. Τα αιτήματα πρόσβασης, διόρθωσης, περιορισμού, εναντίωσης ή διαγραφής δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα λόγω χρήσης βιντεοκάμερας, καθώς και οι σχετικές ερωτήσεις ή παρατηρήσεις πρέπει να απευθύνονται γραπτώς μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ακόλουθη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας: chsnafplion@chs.harvard.edu με θέμα: GDPR – CCTV ή στην ακόλουθη ταχυδρομική διεύθυνση: Όθωνος και Πλατεία Φιλελλήνων, 21 100 Ναύπλιο.
Ο καθένας έχει δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα του συστήματος βιντεοεπιτήρησης που τον αφορούν ως υποκείμενο των δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί ανά πάσα στιγμή να κάνει αίτηση για να έχει αντίγραφο τμήματος βιντεοσκοπικού υλικού στο οποίο απεικονίζεται, εφόσον δεν έχει παρέλθει ο χρόνος αυτόματης διαγραφής του. Σημειώνεται, επίσης, ότι εφόσον το σύστημα βιντεοεπιτήρησης καταγράψει αξιόποινη πράξη στην οποία κάποιος εμπλέκεται ως θύμα ή θύτης, μπορεί ο τελευταίος να ζητήσει να του χορηγηθεί το σχετικό βιντεοσκοπημένο τμήμα δεδομένων, εφόσον δεν έχει παρέλθει ο χρόνος αυτόματης διαγραφής του, υπό την επιφύλαξη ύπαρξης σχετικής απαγόρευσης από αρμόδια δικαστική αρχή. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υποχρέωση να χορηγεί εντός εύλογου χρόνου από την υποβολή της σχετικής αίτησης αντίγραφο του τμήματος της εγγραφής σήματος εικόνας όπου έχει καταγραφεί το υποκείμενο των δεδομένων ή έντυπη σειρά στιγµιοτύπων από τις καταγεγραµµένες εικόνες ή, αναλόγως, να ενημερώσει εγγράφως το ενδιαφερόμενο πρόσωπο µέσα στην ίδια χρονική διορία είτε ότι δεν απεικονίζεται είτε ότι το σχετικό τμήμα της εγγραφής έχει καταστραφεί. Εναλλακτικά, εφόσον συμφωνεί και το υποκείμενο των δεδομένων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί απλώς να επιδείξει, άμεσα, το ανωτέρω τμήμα. Προς τον σκοπό αυτό το υποκείμενο των δεδομένων οφείλει να υποδείξει την ακριβή ώρα και τον τόπο που ευρέθη στην εμβέλεια των καμερών.
Όταν χορηγεί αντίγραφο εικόνας, ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να καλύπτει την εικόνα τρίτων προσώπων (π.χ. µε θόλωση τμήματος της εικόνας), εφόσον ενδέχεται να παραβιάζεται το δικαίωμά τους στην ιδιωτική ζωή. Στην περίπτωση της απλής επίδειξης, η κάλυψη της εικόνας τρίτων προσώπων δεν είναι αναγκαία.
Για πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν κάποιο υποκείμενο και που συλλέχθηκαν με βιντεοκάμερα στις εγκαταστάσεις του Κ.Ε.Σ. πρέπει να επισυνάπτεται στο αίτημα πρόσβασης μία πρόσφατη φωτογραφία καλής ποιότητας καθώς και αντίγραφο αποδεικτικού στοιχείων ταυτότητας (όπως δελτίο αστυνομικής ταυτότητας, διαβατήριο, κ.λπ.).
Το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να προβάλλει αντιρρήσεις για την επεξεργασία της εικόνας του από το σύστημα βιντεοεπιτήρησης και να απαιτήσει τη διαγραφή ή τη δέσμευση (κλείδωμα) των δεδομένων. Σημειώνεται ότι αν το Κ.Ε.Σ. διαπιστώσει ότι το αίτημα αντίρρησης είναι νόμιμο και πρέπει να ικανοποιηθεί, οφείλει να προβεί στη διαγραφή ή δέσμευση (κλείδωμα) των αντίστοιχων δεδομένων καθώς επίσης και να προσαρμόσει τη λειτουργία του συστήματος εν γένει ώστε να αποφευχθεί αντίστοιχη επεξεργασία στο μέλλον.
Τα δικαιώματα των υποκειμένων εξετάζονται από το Κ.Ε.Σ. και ικανοποιούνται κατά τα προβλεπόμενα στην κείμενη νομοθεσία. Το Κ.Ε.Σ. οφείλει να ικανοποιεί τα δικαιώματα πρόσβασης και αντίρρησης όπως περιγράφονται στην παρούσα ενότητα. Στην περίπτωση που θίγεται από το Κ.Ε.Σ. καθ οιονδήποτε τρόπο η προστασία των προσωπικών δεδομένων τους, τα υποκείμενα μπορούν να προσφύγουν στην ΑΠΔΠΧ.
-
Μελλοντικές αλλαγές στην παρούσα πολιτική
Το Κ.Ε.Σ. προτίθεται να αναθεωρεί περιοδικά την παρούσα, ώστε να αντανακλά τις αλλαγές στις πολιτικές και πρακτικές του. Εάν τροποποιήσει την παρούσα, το Κ.Ε.Σ. θα επικαιροποιήσει την παρακάτω «Ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης».
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ: 1 ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΥ 2020